加热系统设计所提供的各种参数及设备安装是否合理，直接影响导热油的结焦倾向。每台设备安装情况不一样，也会影响导热油的寿命。合理设计及安装加热系统、使用过程中应规范加热系统的日常操作,定期对运行中导热油的粘度、闪点、酸值和残炭等项指标进行检测,观察其变化趋势。设备安装必须合理，调试时需及时整改，才有利于导热油的寿命延长。
不同操作人员因文化程度和技术水平等客观条件不同，即使使用相同的加热设备和导热油，其对加热系统温度和流速等因素的控制水平也不尽相同。
温度是导热油发生热氧化反应和热聚合反应的重要参数。随着温度的升高，这两种反应的反应速度会急剧增加，结焦倾向也随之增大。
选用的导热油质量有问题，或者热稳定性与工艺条件不符，与锅炉设计要求不匹配。导热油每使用三个月或半年后，应对其粘度、闪点、酸值和残炭四项指标进行跟踪分析，当其中有两项指标超过规定限值（残炭不大于1。在系统运行时，炉管内实际液膜温度超过导热油的较高允许液膜温度，造成油的分解、聚合，提前劣化变质，残碳、黏度、酸值等指标大大超标，其不溶性碳粒沉积于锅炉受热面管壁上导致结焦、积碳、造成金属过热超温或使密封件损坏而导致泄漏，遇到明火引发着火。
对于以导热油为介质的锅炉和系统，导热油的化学及物理特性确定了再超出其热稳定性限制的高温条件下工作会发生过热裂解，在与空气接触的条件下会发生氧化变质，在与其他化学物质混合的条件下会发生化学污染甚至化学反应。但是导热油的粘度并不是越大越好，有些粘度较小的导热油中所含的低分子直链具有较强的热稳定性，并且会受热分解，进而导致导热油的粘度发生变化。过热裂解、氧化变质和化学污染都会导致传热过程恶化，故而引发锅炉的材料和结构强度失效并会导致导热油的泄漏。